共享单个视图

注意:分享视图是团队付费版的功能。
简介
如果你只想共享表格的部分数据给团队成员,那么可以使分享视图的功能。
使用介绍
分享视图
以下图的招聘安排为例,现在我们想筛选出近期面试人员的记录,并将不同岗位的记录共享给对应的面试官。
比如“运维支持”岗位的面试工作交给运维部门的 A 同事进行,但考虑到保护应聘者的个人信息安全,A 同事只需看自己负责岗位的应聘者信息,而不需要看到其他岗位的信息。
要实现上述需求,具体操作下图所示,新创建一个名为“运维支持”的视图,按图中所示设置好过滤条件,该视图下只会显示“运维支持”岗位即将要面试的记录。
然后点击工具栏中的“分享视图”按钮,在弹出的界面左侧可以选择共享视图给用户或者群组,并设置“可读写”或者“只读”的权限,点击“提交”完成共享。
拥有“可读写”权限的用户可以修改编辑被共享视图中的记录,而拥有“只读”权限的用户只能查看该视图的记录,不能对其进行修改。
共享成功之后,运维部的 A 同事访问效果如下图所示。
该同事只能查看到我们共享的视图中的数据,而无法看到整张表的其它岗位的数据
另外,视图也可以分享外部链接。他人可通过外链访问查看视图数据,而不能进行编辑和修改
视图共享管理
当你分享视图给他人后,分享界面左下角会出现“视图共享管理”的模块,你可以点击“管理”按钮,对视图进行查看、重命名、删除等操作。
共享视图-权限分离(团队付费版)
在基础的分享视图功能基础上,我们可以通过使用 {协作人} 列或个人 ID(团队管理员分配) 来实现每个成员只能看到自己数据的效果。
根据协作人列自动匹配数据
如果我们想让每位面试官只看到自己需负责面试的候选人的数据,那么需要分如下几步,
  • 建立一个专用于分享的“面试官视图”
  • 新建协作人列,并指定各个候选人对应的面试官账号 如何添加协作人账号参考
  • 设置过滤条件,将过滤器设置为“协作人-包括当前用户”——实现每个人只能看到和编辑分配自己的数据。实现权限分离
  • 分享视图给面试官/面试官群组
最后,我们可以看到,面试官 Lvy 的视图中就会出现自己能看到的数据了
另外,协作人可以选择多人,如果你需要负责人看到其对应的信息,将负责人一并勾选即可。
:{创建者} 列也是同样的用法,只是无需编辑列权限(创建者随新建行自动生成,不可被编辑)
根据文本列的个人 ID 自动匹配数据
类似于上述 {协作人} 列的匹配原理,因为团队管理员可以为团队中每个人都可以设置 ID 号,那么我们通过每个人的 ID 即可实现自动分配。
  • 建立一个专用于分享的“面试官视图”
  • 新建文本列,填写面试者对应的面试官 ID
  • 将过滤器设置为“ID-是当前用户的 ID”——每个人只能看到自己的数据
  • 分享视图给面试官群组即可——每个人打开共享的视图时便只能看到自己 ID 号对应的数据
同样,我们可以看到,面试官 Lvy 打开的视图中就会出现自己 ID 对应的数据了。