简介
随着高校规模不断扩大，学校的信息化建设和日常管理工作也变得越来越复杂。信息管理部门不仅需要负责信息化项目建设，还要管理设备资产、处理日常巡检、收集人员信息，以及协调各部门的工作。
传统的管理方式往往存在一些问题：
- 项目多，进度难跟踪： 不同部门有多个信息化项目，项目进度、合同和阶段性工作分散在不同地方。
- 数据分散，信息难汇总： 各类业务数据由不同人员维护，更新不及时，统计汇总也比较麻烦。
- 系统建设成本高： 不同业务需要不同的管理系统，定制开发成本较高，后期调整也不够灵活。
- 日常管理繁琐： 设备巡检、资产管理、库存管理等工作依赖人工记录，容易增加管理负担。
针对这些问题，某高校信息管理部使用 SeaTable 搭建了多个业务管理应用，将项目管理、日常巡检、信息收集、资产管理等工作整合到统一的平台中。
本文针对信息管理部的使用，整理出了一些应用场景，供大家参考使用。
应用场景
场景1：信息化项目管理
信息管理部为信息化项目提供技术支持，由于学校规模庞大，所以涉及的部门和项目很多，通过 SeaTable 建立表格，对所有的签订合同的项目进行一个项目集合的统一管理。
整个项目管理主要由三个表组成：
「项目跟进记录表」：记录每个项目的计划安排、阶段进度和日常跟进情况。管理人员可以随时查看项目当前进展，以及各阶段是否按计划完成。
「项目合同集合」：统一记录各项目的合同信息，包括合同内容和付款节点等。
通过关联记录，可以将合同与对应的项目连接起来。同时，设置协作人过滤条件，让不同负责人只查看自己负责的项目。
「项目汇报表」：将项目跟进记录与汇报表关联，通过“链接公式”，将每个项目在跟进表中维护的最后一条跟进记录链接过来，同步更新项目的最新状态。
场景2：日常巡检
使用 SeaTable 建立统一的巡检管理表，根据巡检工作的不同，通过子表进行分类，对于巡检中出现故障单独建立子表用于记录。以此将巡检工作规范化，数据留档更加细致，便于后续溯源，并且通过按钮功能对每条记录一键生成PDF文件，线上线下结合使用。
基于表格建立巡检表单，用于记录日常巡检工作的记录。
场景3：信息摸排
当前的疫情环境下，人员信息摸排工作一直是痛点问题，快速、准确，不用大量人力资源来收集和汇总人员信息显得更加重要。
通过 SeaTable 的表单功能，利用级联、条件字段对住户信息进行摸排，完美解决了这一痛点问题，所有人提交的信息实时自动汇总到表格。
场景4：资产处理流程
信息管理部的资产，涉及各种贵重的电子设备，在每个学校中都是重要的部分，通过使用 SeaTable 建立表格，对信息化部门的资产进行管理，有效定位和记录每一个资产位置、来源、使用状态，
当某个地点有资产需要报废时，工作人员还可以通过表单提交报废申请。
申请提交后，系统自动通知管理员，提醒其及时处理后续工作。
场景5：库存管理
除了固定资产，信息管理部门工作中还有各种消耗类资产需要通过库房来保存和管理，为此，使用了 SeaTable 模板库中的库存管理模板（复制后可调整）， 实现了库存资产的全流程管理。
库存管理系统可以精确管理出入库，实时掌握库存情况并记录库存流水。
库存管理表包含五个子表，分别是入库表、出库表、库存流水表、库存表、商品表。
- 「商品表」：包含商品的基础信息，如名称、规格、单价等。
- 「库存表」：关联「商品表」的基础信息，并显示当前库存。
- 「入库/出库表」：商品基础信息与 「库存表」关联，可直接选择库存中的商品，进行出/入库表的录入。
- 「库存流水表」：通过结合使用自动化规则和脚本功能，当录入出/入库表后，在库存流水表中增加一条记录，计算出新的库存更新到「库存表」中。
通过使用链接列、链接公式、自动化规则和脚本功能将五个表关联起来，每当出/入库审批通过时 ，在库存表查找当前库存，计算新的库存，并更新到库存表，与此同时在库存流水表记录一条记录。
场景6：调研反馈
信息管理部工作中，经常需要收集员工、学生等相关人员的意见和反馈，从而更好地完成校园工作。为此，使用了 SeaTable 模板库中的调研访谈模板，实现了调研反馈的收集和自动汇总。
模板包括了两个子表，一个是「访谈清单」，一个是「访谈记录」。
「访谈记录」表，能记录多元格式的访谈数据信息，还能通过增加视图来自动整理和快速切换查看不同角度的数据（点击视图▽按钮，可查看其他视图）；对表格里的数据进行统计分析，也比 Excel 更简单，可以用基础的统计功能或图表类型更丰富的高级统计插件。
- 访谈总结：用了长文本类型，相对文本类型而言，它能在单元格里记录很多文本内容，也能添加图片、链接、表格、任务列表之类。光标指向时可显示预览。
- 附件：用了文件类型，用它来添加访谈聊天截图、音视频文件。点击就能查看、播放、下载。
通过表格丰富的数据类型，把平时访谈、问卷调查、数据收集等涉及的各类信息都规范且便捷地记录到了表格里，非常方便和省事。
总结
通过以上六个场景可以看到，SeaTable 不仅可以用于简单的数据记录，还可以根据不同的业务需求，搭建完整的管理应用。
例如：
- 项目管理： 统一管理项目进度、合同和跟进记录。
- 日常巡检： 通过表单收集巡检信息，记录和追踪故障。
- 信息收集： 在线收集数据，自动汇总填报结果。
- 资产管理： 记录资产信息，管理资产申请和处理流程。
- 库存管理： 自动更新库存，完整记录出入库情况。
- 调研反馈： 集中管理访谈内容、附件和调研数据。
SeaTable 提供丰富的字段类型、表单、视图、关联记录、自动化规则和脚本等功能。
用户可以根据自己的业务需求，灵活组合这些功能，逐步搭建适合自身工作流程的管理系统，而不必每增加一种业务需求，就重新开发一套软件。
对于高校及各类职能部门来说，既可以选择直接使用 SeaTable 云服务，也可以根据数据安全和内部管理要求，选择私有化部署。
让数据集中管理，让业务流程更加清晰，让日常工作更简单。
