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工作流

简介
工作流模块是在 SeaTable 表格功能的基础上提供对工作流程的管理。通过 SeaTable 工作流, 我们可以对团队中的工作流程建立一个正式的模型,明确一个工作流程包含哪些阶段,每个阶段由什么人负责,需要完成哪些事项。 通过定义工作流,我们可以让团队中的协作更明确和有序。
  • 工作流需要是团队内部的成员才可以共同协作使用
  • 工作流是多人协作的功能,因此在群组中的表格,才会显示工作流选项
  • 表格管理员/群组管理员才有权创建工作流
工作流也可以看做是一个包含 多个阶段的表单。每一个阶段有一个负责人需要去填写表单中的某些字段。
工作流主要的使用场景包括:
  • 任务管理 ,把一个任务分解为多个阶段,每个阶段对应一个负责人和需要完成的事项。
  • 记录修改审批 ,和子表的权限、自动化规则等配合使用,审批后再完成对记录中信息的修改 (比如报价单的修改等等)。
  • 表单流转 ,也就是用户可以制订一个流程,规定这个流程的每个阶段谁来填写什么信息。
  • 工作审批 ,也就是用户可以制订一个流程,审批人可以填写审批结果和审批意见,审批结束后通知发起人结果。
工作流一般包含三个角色
  • 管理员,也就是工作流的制定人,可以对工作流和其中的任务进行管理。
  • 任务创建人(发起人),被共享工作流后,发起人可以通过表单创建一个工作流任务。
  • 节点负责人 (审批人),负责任务中某个节点的信息填写和提交。提交后,任务就会进入下一个节点。
下面以通过常见的费用报销审批,来了解如何使用 SeaTable 的工作流制定一个工作流程。简单易用。
管理员增加工作流
增加工作流
群组或部门的管理员,点击群组内表格右上角“···”按钮,进入“工作流”,可以增加一个或多个工作流。
比如增加了一个“费用报销审批”工作流,如下图:
设置工作流
从图 1 中的编辑按钮进入工作流设置页面,需要设置:
  • 子表:用于记录工作流中的任务。
  • 状态字段:用于记录任务状态,是一个单选字段。
  • 负责人字段:用来在表格内体现当前任务节点的负责人,是一个协作人字段。
如下图:
增加状态字段与负责人字段并提交后,对应子表中会同步自动增加上该字段并锁定。如下图:
在选择子表、增加状态字段并提交后,就会自动进入节点设置页面。可设置审批流程,包括也就是每个节点的名称、负责人,表单字段的权限。每一个节点对应任务的一个状态。如下图:
负责人的设置分为两种:
  • 静态负责人 :指定一个固定的负责人,任务发起后自动流转至指定的负责人处理。
  • 动态负责人 :通过在表格中添加“协作人”字段的列来读取负责人,使得每个任务到达这一节点后可以有不同的负责人。
表单字段有两部分设置:
  • 右侧 :字段的操作权限,在这一节点是否可见与是否可进行编辑
  • 左侧 :设置这一字段在这一节点是否必填,并添加备注信息
共享工作流
设置完工作流后,点击上方的管理权限按钮,就可以将工作流共享给某个群组。
共享给群组后,群组内的成员可以在“我可用的工作流中”发起流程
团队成员在工作流中发起任务
团队中的成员在“工作流”模块可以看到自己可以使用的工作流列表。点击“费用报销审批”工作流,然后再点击“增加任务”就可以在弹出的对话框中填写并提交一个“费用报销审批”任务。 发起任务后,可在群组的工作流中看到自己发起的任务,点击任务可进去查看任务详情,并可见这个任务的流程图、任务日志。
节点负责人审批任务
群组成员发起任务后,该任务就会自动流转到下一个节点负责人。
节点负责人从后台的“通知”中可直接进入具体任务进行审批;也可以从工作流模块的“待办清单”进去审批。
如下图:节点负责人进入待处理任务
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